Artículo en la revista Restauración News

Artículo publicado en el nº 139 de la Revista Restauración News (1 al 15 de junio de 2011):

La adecuación de horarios para el personal de hostelería:

Se acabó lo que se daba

Artículo del Dr. Jordi Ojeda, profesor del Departamento de Organización de Empresas de la Universidad Politécnica de Cataluña (UPC) y socio-fundador y Director de Rational Time.

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La adecuación de horarios para el personal de hostelería:
Se acabó lo que se daba*

 

El horario y el calendario laboral son factores que afectan al ciclo vital de las personas en su vida cotidiana. La sociedad actual demanda poder conciliar la vida laboral y la personal, con una actitud preactiva y responsable de los ciudadanos hacia la gestión de su propio tiempo libre. La conciliación se debe entender en el sentido más amplio del término: tiempo de ocio, de descanso, de deporte, de salud y, cómo no, de familia.

Por otro lado, la coyuntura de crisis y la necesidad de poder aumentar la competitividad de las empresas constituyen un verdadero reto en la actualidad, que las obliga a ser flexibles para adaptarse a la demanda y, a la vez ser competitivas en costes.

El nuevo paradigma de la gestión del horario laboral la convierte en un verdadero instrumento que da respuesta a los nuevos retos planteados.

Además, el impacto de la web 2.0 en la forma de entender la organización del trabajo y la compartición y accesibilidad de la información suponen una oportunidad de mejora notable en los procesos de gestión del horario y calendario laboral, con una disminución notable de los costes asociados al proceso y una mejora significativa de la satisfacción del personal.

Todo ello en una sociedad donde gran parte de la demanda sufre variaciones importantes a lo largo del día, de la semana o de los meses, y con un personal cualificado para trabajar de forma polivalente.
Variabilidad y polivalencia, un cóctel explosivo que complica cada vez más la labor de los gestores del horario y el calendario laboral del personal, con un impacto directo en la cuenta de resultados de las empresas y en el bienestar del personal.

Dos impulsores como solución

Este nuevo paradigma en la gestión de los horarios laborales pasa por el uso de dos impulsores:

a) un uso intensivo de sistemas de optimización que ayude a la toma de decisiones de los gestores de los horarios.
b) la utilización de las tecnologías de la información y de la comunicación y de la web 2.0 para facilitar el flujo de la información y la conectividad.

Los dos impulsores suponen ventajas cuantitativas y cualitativas para las empresas y organizaciones. Entre las primeras destacan aquellas que podemos medir y que habitualmente tienen un valor económico asociado. Por ejemplo:

• Disminución de costes con óptimo dimensionamiento de la plantilla.
• Reducción de horas extras.
• Reducción del absentismo y de la rotación de personal.
• Disminución importante del número de incidencias, facilidad para la consulta de información y registro de todos los eventos que afectan al proceso de gestión de horarios.
• Asistencia a la toma de decisión es ante una urgencia o cambio en la planificación o programación.
• La disminución de la dedicación de los responsables de organizar el tiempo de trabajo del personal, que podrán invertirlo en tareas de mayor valor añadido y más relacionadas con su especialidad.

Pero el efecto más grande lo constituye la posibilidad de adaptar la capacidad de producción o de servicio a las necesidades de la demanda encada período de tiempo asegurando un nivel de servicio con la máxima calidad. Existen diferentes tipos de soluciones como la anualización de la jornada, la utilización de bolsas o cuentas de horas, la selección del horario de un conjunto de posibles patrones o soluciones híbridas entre las mencionadas, además de poder planificar de forma asistida las vacaciones y los permisos.

En materia de TIC, supone una utilización intensiva de la web 2.0 con sistemas accesibles de forma remota, seguros y confidenciales, con gestión de perfiles de usuario. Los programas informáticos de flujo de la información que existen en el mercado permiten estandarizar los procedimientos, el registro documental automático de las incidencias, así como la gestión de todas las peticiones del personal. Las consultas de los empleados sobre su horario, calendario o solicitudes las podrán hacer desde cualquier lugar y hora, lo que supone un ahorro de coste importante para el gestor de los horarios, que verá reducido drásticamente el tiempo dedicado a esta tarea. El impacto positivo que representa la posibilidad de analizar información estadística ofrece nuevas posibilidades para motivar al personal utilizando una información hasta ahora imposible de obtener en la mayoría de los casos.

La combinación de los dos factores produce ventajas cualitativas de gran valor:

• Disminución de un 80% del tiempo dedicado por el gestor del horario del personal.
• Disminución del 90% de las peticiones de información.
• Reducción de 3% del absentismo.
• Reducción del 90% de las horas extras.
• Aumento del 90% de aprobación de las peticiones de permisos y vacaciones.
• La eliminación de los conflictos por falta de información o de acceso a la misma.

La organización del tiempo de trabajo y la gestión del horario y calendario laboral empleando los dos impulsores permiten a las empresas aumentar su competitividad y, a la vez, mejorar la satisfacción del personal.

El reto es ofrecer soluciones adaptables al tamaño y la actividad de las empresas, y reconocer las ventajas de un uso racional de los procesos de gestión del horario y del calendario laboral.

El uso de software de gestión de horarios es una gran ayuda para tomar decisiones con rapidez y eficacia, suponiendo un gran impacto en los resultados económicos de la empresa y en la percepción del nivel de calidad de servicio por parte del cliente.

(*) Más información sobre este tema figura en la revista OBSERVATORIO Dic. 2010.